Liebe Mandantinnen und Mandanten,
man hört es in aller Munde und im Fernsehen sieht man es sogar in der Werbung:
die E-Rechnung kommt und zwar schon zum 01.01.2025.
Was genau das für Sie bedeutet, können Sie im folgenden „Frage & Antwort“-Katalog nachlesen:
Warum wird die E-Rechnung zur Pflicht?
Die Digitalisierung in der EU soll vorangetrieben werden – auch im Bereich der Umsatzsteuer.
Denn gerade in diesem Bereich kommt es immer wieder zu Betrugsfällen, die ohne digitale Pro-
zesse nur schwer aufzudecken sind. Eine Initiative der EU-Kommission (VAT in the Digital Age –
kurz: ViDA) hat daher ein Maßnahmenpaket erarbeitet. Dieses sieht unter anderem die Verpflich-
tung zur Einführung elektronischer Rechnungen und ein zentrales Meldesystem vor.
Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht ab 2025 leiten erste Schritte in die
Wege, damit die ViDA-Maßnahmen zeitnah in nationales Recht umgesetzt werden können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die in einem struk-
turiertem Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie automatisch und elektro-
nisch weiterverarbeitet werden kann. Das Format einer E-Rechnung kann bspw. ZUGFeRD oder
eine XRechnung sein (alle zulässigen Formate finden Sie hier). Dabei besteht bspw. das ZUGFeRD-
Format aus einem lesbaren pdf-Format inkl. einer .xml-Datei, die XRechnung dagegen ist ohne
entsprechende Software nicht lesbar. Rechnungen in Form von pdf, Word, Excel, jpeg oder Papier
sind keine erlaubten Formate der E-Rechnung.
Sind Sie von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die Pflicht zur E-Rechnung besteht für B2B Umsätze (Umsätze zwischen Unternehmern) inner-
halb Deutschlands. Ausgenommen sind hier Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerfrei sind,
Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR brutto und Fahrausweise. Kleinunternehmer sind eben-
falls von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Ab wann müssen Sie Ihre Rechnungsstellung umstellen?
Die Pflicht zum Empfangen der E-Rechnung kommt zum 01.01.2025. Ab diesem Zeitpunkt dürfen
Sie als Unternehmer nicht mehr verlangen, eine Rechnung in einem anderen Format zugestellt
zu bekommen. Wenn Ihnen ein Unternehmen also Rechnungen im E-Rechnungsformat sendet,
müssen Sie in der Lage sein, diese auch zu empfangen und zu verarbeiten.
Die Pflicht zum Versenden der E-Rechnung besteht für Unternehmen bei einem Vorjahresumsatz
größer als 800.000 EUR ab 2027. Für alle anderen Unternehmern wird das Versenden der E-Rech-
nung ab 2028 zur Pflicht.
Wie empfangen bzw. versenden Sie E-Rechnungen?
Empfangen: Es reicht aus, wenn ein Email Postfach zur Verfügung gestellt wird. Allerdings muss
die E-Rechnung auch verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden können, hier muss
ggf. eine weitere Software herangezogen werden. Wenn die E-Rechnung bspw. als XRechnung
versendet wird, kann diese nicht ohne eine entsprechende Software ausgewertet und für Sie les-
bar gemacht werden.
Versenden: Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die
Übermittlung von E-Rechnungen kommen bspw. der Versand per Email, die Bereitstellung der
Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein
Kundenportal in Betracht. Andere elektronische Übermittlungswege können natürlich vereinbart
werden. Die Bereitstellung der Rechnung über einen USB-Stick ist keine elektronische Form.
Wie sieht eine ordnungsgemäße (GoBD-konforme) Aufbewahrung aus?
Es muss immer die Originalrechnung archiviert werden (XRechnung, ZUGFeRD..). Eine Original-
rechnung ist immer die Rechnung, die versendet (oder empfangen) wird.
Welches weitere Vorgehen empfehlen wir?
Es gibt verschiedene Anbieter, die Lösungen zum Empfangen und Erstellen/Versenden der E-
Rechnung entwickelt haben. Da wir in unserem Steuerbüro allerdings mit DATEV arbeiten, ist
unsere Empfehlung, DATEV auch als Anbieter für die E-Rechnung zu wählen. Der Vorteil hierbei
ist, dass die DATEV E-Rechnungsschreibung direkt mit der Buchhaltung verknüpft werden kann,
wodurch weniger Arbeitsaufwand auf Ihrer und auf unserer Seite entsteht und keine Schnittstel-
len zu externen Softwarelösungen hergestellt werden müssen. Mit der Lösung von DATEV kön-
nen Sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, erstellen, versenden sowie GoBD-konform auf-
bewahren – es wird also das „rundum-sorglos-Paket“ geboten. Weiterhin können wir Ihnen bei
den DATEV-Lösungen Hilfestellung geben.
Was kostet die DATEV-Anwendung?
Für das Empfangen der E-Rechnung heißt die DATEV-Lösung „Unternehmen online“, diese kostet
15 EUR netto / monatlich. Informationen finden Sie hier.
Für das Versenden bzw. Erstellen der E-Rechnung lautet die DATEV-Lösung „Auftragswesen
next“, die 7 EUR netto / monatlich kostet. „Auftragswesen next“ kann allerdings nur in Kombina-
tion mit „Unternehmen online“ genutzt werden. Informationen finden Sie hier.
Für sehr kleine Fälle, bei denen nur wenige E-Rechnungen im Jahr geschrieben werden müssen,
gibt es außerdem das DATEV E-Rechnungsportal, welches 5 EUR netto / jährlich kostet. Da diese
Lösung allerdings sehr rudimentär aufgebaut ist, empfehlen wir diese Lösung nur in Ausnahme-
fällen.
Wie lautet unser Fazit?
Die E-Rechnung ist der nächste Schritt Richtung Digitalisierung, wodurch sich die Prozesse in
der Buchhaltung in den nächsten Jahren verändern werden. Für uns, als Ihr Steuerberater, hat
es Priorität, Ihre Buchhaltungsprozesse optimal aufzusetzen – hierbei sind sowohl die Digitalisie-
rung Ihrer Buchhaltung als auch die Automatisierung der Abläufe essentiell. Wir unterstützen
Sie gerne beim Einführen dieses neuen Schrittes und sind überzeugt, dass Sie die Kosten für die
DATEV-Lösungen am Ende durch Zeitersparnis und dadurch freie Kapazitäten für Ihr Kernge-
schäft wieder egalisieren.
Mit diesem Schreiben stellen wir Ihnen außerdem noch weiteres Infomaterial der DATEV zur
Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme zu diesem Thema.
Für Rückfragen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
Viele Grüße
Das Team der Blickhan Steuerberatung
Weiteres Infomaterial der Datev finden sie hier: Download (2MB)
